Лицо компании

Кто-то считает эту работу чересчур простой, а зря – обязанности секретаря растут с каждым днем, и без него сегодня не мыслима работа любого офиса, предприятия, государственной организации. У этих сотрудников есть свой профессиональный праздник – заокеанская традиция отмечать День секретаря ежегодно в среду последней полной недели апреля прижилась в разных странах. Почему бы 21 апреля и российским секретарям не поднять бокал за свое здоровье и не принять презенты от благодарного руководства? И швец, и жнец… По информации ивановских кадровых агентств, спрос и предложения на должность секретаря всегда стабильны. Впрочем, понимание этой должности, а, следовательно, и обязанностей, которые должен выполнять секретарь, достаточно широко. Нередко, спрашивая секретаря, работодатель ищет помощника руководителя или офис-менеджера. Более того, стараясь сэкономить на штате, руководитель компании может вменить секретарю обязанности кадровика и даже бухгалтера. И, конечно, специфика работы секретаря зависит от специфики работы компании. Как отмечает генеральный директор рекрутинговой компании Consulting Services 100% Елена Жукова, большие предприятия могут позволить себе несколько должностей: секретаря для работы со звонками и помощника руководителя для организации его рабочего дня. В небольшие фирмы чаще просят найти офис-менеджера – менеджера, выполняющего и секретарские функции. Вошедшая на определенном этапе развития бизнес-структур традиция брать на работу секретаря девушек модельной внешности с сомнительными дипломами сегодня не актуальна. На должность секретаря стремятся устроить человека с высшим образованием (по словам директора КА «Левдон» Ольги Смирновой, часто спрашивают филологов и других гуманитариев), знанием документооборота, уверенного пользователя ПК и т.д. Если описывать «легкую» секретарскую работу, то в нее входит: делопроизводство, работа с офисной техникой, обработка текста, прием и учет телефонных звонков, управление офисом, планирование встреч шефа, стенографирование… Как коротко обозначил обязанности секретаря соучредитель компании «АвтоТехЦентр Renault» Василий Скворцов – «все контакты офиса с внешним миром». По опыту Елены Жуковой, нередко молодые девушки в поисках офисной работы с четким рабочим графиком желают стать секретарем. Однако они даже не подозревают, насколько нелегок хлеб этих сотрудников. Секретарь (особенно крупной фирмы) должен владеть большим объемом информации, умудряться параллельно выполнять несколько разных дел и ничего не перепутать. Операции с документами, многочисленные контакты с людьми – непосредственные и по телефону, объемная переписка – все требует внимания и профессионализма. Задача осложняется тем, что секретарь должен уметь сдерживать свои эмоции, быть предельно интеллигентным, тактичным, доброжелательным. Более того, личностные качества секретаря имеют не меньшее значение, чем его профессиональные навыки и знания. От этого сотрудника ждут пунктуальности, ответственности, умения планировать, распределять рабочую нагрузку. Специалисты небезосновательно считают, что умение секретаря организовать работу, поддержать разговор, выслушать влияет и на микроклимат в коллективе. Правая рука И все же, как показывает практика, чаще всего секретарь – это первый помощник руководителя предприятия или компании. Поэтому и здесь на выбор кандидатуры большое влияние оказывают личностные качества соискателя. Здесь, как говорится, «ищут человека под себя», то есть под свой рабочий ритм и привычки. Бесспорно, обаятельный неконфликтный человек скорее придется ко двору. Руководителю должно быть комфортно от работы секретаря. Умение понять, что хочет начальник, создать максимально конструктивную рабочую атмосферу – важные характеристики для «правой руки» шефа. Исполнительность, точность, организованность – эти качества подчеркивает Василий Скворцов. Порядочность, преданность компании – добавляет к портрету секретаря президент ГК «Коктейль-Клуб» Михаил Губернаторов. Коммуникабельность, способность легко устанавливать контакты, - тоже не лишняя для секретаря черта. «Лицу фирмы» должны быть также известны правила этикета, свойственна правильная речь, грамотное письмо. Специалисты уверены, что от поведения секретаря во многом зависит не только престиж фирмы, в которой он трудится, но иногда и ее успех. Учитывая объем информации, которым владеет секретарь, а также годами складывавшиеся отношения между ним и главой фирмы, связи с партнерами, менять таких сотрудников не любят. Однако признают и то, что найти хорошего секретаря, как любого другого ценного работника, нелегко. «Стараемся вырастить из своих кадров», - говорит о должности секретаря Василий Скворцов. По его словам, секретарь в его компании работает уже три года, его предшественник занимал это место 7 лет. Из секретарского кресла – в кресло руководителя Хотя и встречаются порой секретари-мужчины (в крупных компаниях и чаще в должности секретаря-референта), но, в основном, эта профессия считается, женской. «Мужчины не справятся с этой работой – морально не выдержат», - считает Елена Жукова. По словам представителей кадровых агентств, работодатель предпочитает брать на секретарскую должность не слишком юную особу, желательно с опытом работы, незамужнюю или семейную с детьми. Понятно, что провожать нужного кадра в декрет или отпускать на больничный с маленьким ребенком не очень любят. По мнению Ольги Смирновой, молодые девушки и женщины подвергаются дискриминации – им отказывают в работе не по профессиональным мотивам. В то же время ее коллега Елена Жукова уверена, что сегодня просто глупо смотреть на возраст соискателя – женщины за 40 способны выглядеть эффектно, а их опыт и профессионализм могут быть очень полезны фирме. Что касается зарплаты, то на сегодня работу секретаря оценивают в сумму 7-8 тысяч рублей, на больших предприятиях могут предложить 12 тысяч. А соискательницам хотелось бы иметь уже на старте 10 000 рублей… Впрочем, зарплата секретаря может достигать и 60 000 рублей (не местные реалии). Но это уже не просто секретарь, а секретарь-референт и чтобы получать такие деньги, надо знать иностранный язык, иметь навык «слепой» печати, уметь организовывать всевозможные деловые встречи и конференции, готовить речи для своего руководителя, вести деловую переписку и т.д. Быть вечным секретарем, даже на хорошем месте, готов далеко не каждый. И нередко сотрудники, начинающие в должности секретаря, со временем либо переходят на другую работу, либо двигаются по карьерной лестнице в своей компании. Так, в ГК «Коктейль-Клуб», где из-за разветвленности компании работает четыре секретаря, один из таких сотрудников «дорос» до должности главного бухгалтера. Известны случаи, когда секретари переходили на должность логиста, менеджера, специалиста по пиару и даже становились заместителем директора. Если человек, сидящий в кресле секретаря, имеет какое-то специальное образование, то со временем может добиться карьерных высот совсем в других областях. Было бы желание. Плюсы профессии: • Широкий круг знакомств • Полная и достоверная информация о делах фирмы • Приобретение навыков общения и работы со специалистами разных сфер деятельности и занимаемых должностей • Опыт организаторской деятельности • Работа стабильна и не предполагает большой физической нагрузки • Можно совмещать с учебой Минусы профессии: • Ненормированный рабочий день (приходить на работу раньше шефа, а уходить позже) • Не всегда есть возможность реализоваться • В небольшой фирме может стать скучно от недостатка работы • Всегда хорошо выглядеть, вне зависимости от обстоятельств День секретаря впервые был отпразднован в США в 1952 году Национальной ассоциацией секретарей, известной сейчас как Международная ассоциация профессиональных административных работников, с целью оценить вклад и усилия секретарей на рабочем месте и способствовать популяризации среди населения секретарских и административных должностей.
21 Апреля 2010, 17:34 +62

Оставить комментарий

В комментариях запрещается использовать нецензурные выражения, оскорблять честь и достоинство кого бы то ни было. Главное требование: соблюдение действующего законодательства. Администрация оставляет за собой право, по своему усмотрению, удалять комментарии, в которых использованы гиперссылки на сторонние интернет-ресурсы. Не допускается размещать в комментариях рекламу товаров и услуг. Рекомендуется максимально лаконично излагать свои мысли. Администрация оставляет за собой право модерировать сообщения

Loading...