От бумажных архивов – к электронным базам

В нашу эпоху тотальной забюрократизированности деятельность любого хозяйствующего субъекта постоянно требует оформления огромного количества всевозможных документов. В результате любую компанию, проработавшую на рынке хотя бы несколько лет, накрывает настоящий вал бумаг. И отыскать в этих ворохах конкретный документ становится порой настоящей проблемой. Между тем, современные электронные технологии позволяют легко этого избежать. Достаточно создать электронную информационную базу всей документации фирмы – после этого найти нужный документ можно будет буквально за минуту, кликнув пару раз мышкой. «Ивановский центр информационных технологий» разработал собственную программу DocProfi, которая позволяет каждой компании отсканировать и затем хранить в электронном виде всю свою документацию, а при необходимости – быстро найти любой документ, нужный для работы. Примечательной особенностью DocProfi является то, что программа самостоятельно способна распознавать различные типы документов. Она отделит договоры от счетов-фактур, всевозможные сертификаты от разрешительной документации и т.д. В зависимости от типа документы будут автоматически расфасованы по разным папкам: отдельно лицензии и сертификаты, отдельно договора, отдельно внутренняя нормативная документация и т.д. При желании можно сформировать пакеты различных документов (уставные, тендерные и проч.). Главная особенность DocProfi – это, конечно, не просто хранение, а гибкая система поиска по всей электронной базе. Что делают сегодня, когда хотят найти какой-то важный для работы документ? Роются в архивах, перелистывают папки с бумагами. А если вы забыли, в какую папку положили нужную бумагу? Да еще и забыли номер документа? В этом случае поиск может превратиться в долгую и практически бессмысленную работу. Однако с DocProfi он становится быстрым и легким. Достаточно ввести в поисковую форму любую информацию из документа (ИНН, сумму платежа, номер договора, дату или просто любое слово из текста договора), и система выдаст вам нужную бумагу. Причем если документ претерпевал какие-то изменения, программа сохранит все его варианты. При наличии разветвленной филиальной сети можно составить каталоги документов по каждому из филиалов. Для большинства ивановских предпринимателей работа с электронными копиями документов выглядит достаточно непривычно, хотя в мировой практике подобные технологии применяются весьма активно. И программа DocProfi – не первый продукт подобного рода даже на российском рынке. Однако у нее есть безусловные преимущества. Первое – это простота использования. Интуитивно понятный интерфейс позволяет работать с программой даже тому, кто не имеет какой-то специальной подготовки. Второе – это цена. Предприятия, которые покупают подобные программы, обычно платят за них суммы в районе 5 млн рублей и более, да еще столько же будет стоить внедрение. Лицензия на самостоятельное использование DocProfi обойдется в разы дешевле. Однако небольшие и средние фирмы могут не покупать ее вовсе, а просто стать абонентами «Ивановского центра информационных технологий» и хранить электронный архив документации на его серверах. Компания просто сканирует свои документы и пересылает файлы в «Ивановский центр информационных технологий». Пересылка идет по защищенному каналу, что исключает попадание документов в руки третьих лиц. Абонентское обслуживание стоит от 10 тыс. рублей в месяц (цена зависит от масштабов компании). Все, что останется клиенту, это зайти на сервер через интернет, используя индивидуальный пароль, и работать с базой документации. Разумеется, вся информация тщательно защищена: инернет-трафик зашифрован, а пароли пользователей не знают и не могут воспроизвести даже сами сотрудники «Ивановского центра информационных технологий». Качество защиты подтверждается наличием у компании лицензий ФСБ РФ на осуществление работ, связанных с использованием сведений, составляющих государственную тайну, и на разработку мероприятий и оказание услуг в области защиты государственной тайны. Осталось добавить, что DocProfi – это многофункциональный программный продукт, который может быть интегрирован с различными финансово-учетными программами. В частности, можно «связать» ее с повсеместно используемыми программами «1С». В этом случае получить доступ к необходимому документу можно будет непосредственно через интерфейс «1С». Ознакомится с демо-версией программы можно по адресу https://archdemo.ecm.ru/ (пользователь: Demo, пароль: Demo). «Ивановский центр информационных технологий»: ул. Смирнова, 42/2. Тел/факс: 8 (4932) 58-14-14. E-mail: mail@cit.ecm.ru 539407
23 Июня 2010, 11:59 +102

Оставить комментарий

В комментариях запрещается использовать нецензурные выражения, оскорблять честь и достоинство кого бы то ни было. Главное требование: соблюдение действующего законодательства. Администрация оставляет за собой право, по своему усмотрению, удалять комментарии, в которых использованы гиперссылки на сторонние интернет-ресурсы. Не допускается размещать в комментариях рекламу товаров и услуг. Рекомендуется максимально лаконично излагать свои мысли. Администрация оставляет за собой право модерировать сообщения

Loading...